Многие предприниматели имеют весьма своеобразное представление о том, какими должны быть обязанности администратора фитнес-клуба. Одни считают его кем-то вроде управляющего, а другие, наоборот, полагают, что он — мальчик на побегушках. Часто у администратора клуба, в отличие от остального персонала, даже нет должностной инструкции. Список его задач постоянно меняется, что напрямую влияет на продуктивность работы и в итоге приводит к выгоранию сотрудников. В этой статье мы поговорим, какими навыками должен обладать администратор фитнес-клуба и в чем заключаются его обязанности.
Кто такой администратор фитнес-клуба
Администратор — лицо вашего заведения. Он знакомит потенциальных клиентов с клубом и консультирует их по всем вопросам. Приобретение абонемента, выбор тренера, запись на тренировку — во время первого визита администратор становится для потребителей своеобразным проводником. Именно от него зависит, каким будет впечатление от посещения клуба.
Основной рабочий навык администратора — умение вовремя решать возникшие проблемы. Сломался тренажер? Нужно «заморозить» абонемент? Найти замену внезапно заболевшему тренеру? Любой форс-мажор требует присутствия администратора. Если он не сумеет быстро найти выход из создавшейся ситуации, клуб рискует потерять клиентов.
Какие задачи выполняет администратор
В первую очередь, администратор ответственен за организацию работы клуба. Его главная задача — координация персонала и взаимодействие с сотрудниками. Кроме этого, администратор занимается следующими вопросами:
Общение с клиентом
Ключевая обязанность администратора — коммуникация с клиентами. При этом общение не должно ограничиваться территорией ресепшена. Задача администратора — постоянно напоминать клиентам о существовании клуба. Это могут быть телефонные звонки, целью которых будет получение обратной связи, или e-mail рассылка для допродажи услуг.
Учет
Другая важная обязанность администратора — учет доходов и расходов клуба. Кроме этого, он должен следить за наличием сопутствующих товаров и своевременно докупать недостающие позиции. Функционал администратора также включает в себя работу с документами, например формирование сводных ведомостей для бухгалтера.
Планирование
Именно администратор клуба составляет график работы персонала и расписание тренировок. Если клиент не пришел на занятие, задача администратора — выяснить причину отсутствия. Подобные действия помогают сделать отношения с аудиторией более доверительными и способствуют формированию лояльного пула клиентов.
Необходимые навыки для работы
Основное требование, выдвигаемое к администратору фитнес-клуба — опыт работы на аналогичной должности от 1 года. Кроме этого, для администратора важны следующие качества:
Стрессоустойчивость
Рано или поздно любой администратор будет втянут в конфликт. В таких случаях важно уметь «держать лицо» и не отвечать на пассивную агрессию. Тогда ситуация разрешится сама собой.
Коммуникабельность
Работа администратора подразумевает постоянное общение как с клиентами, так и с персоналом клуба. Поэтому администратор должен уметь налаживать контакты с незнакомыми людьми, а еще лучше — располагать их к себе одним своим видом.
Пунктуальность
Учет абонементов, график работы тренеров, отчет о расходах — во всех расчетах администратор должен быть аккуратным и скрупулезным. Только от него зависит, насколько качественно будет распределена нагрузка на сотрудников клуба.
Компьютерная грамотность
Сегодня для успешной работы администратору недостаточно знать Word и Excel. Он должен быть знаком с программами бухучета и управления персоналом, например 1С:Фитнес клуб. Кроме этого, необходимо базовое понимание инструментов и алгоритмов соцсетей.
Тайм-менеджмент
Администратор должен уметь распределять не только чужое время, но и свое. Именно для этого необходима должностная инструкция. Когда сотрудник четко знает рабочие задачи, он может управлять собственной продуктивностью.
Должностная инструкция администратора фитнес-клуба
Обязанности
Чем грамотнее составлена должностная инструкция, тем меньше претензий к работе может возникнуть в будущем. Если вы — владелец клуба, не поленитесь и привлеките к составлению инструкции юриста, а если вы — соискатель, изучите инструкцию вдоль и поперек. Полный список обязанностей администратора фитнес-клуба выглядит следующим образом:
1.1. администрирование работы клуба и взаимодействие с персоналом;
1.2 обслуживание клиентов и презентация клуба;
1.3 продажа услуг клуба;
1.4 прием входящих звонков и осуществление исходящих вызовов действующим и потенциальным клиентам клуба;
1.5 регулярная ревизия сопутствующих товаров клуба и составление заказов;
1.6 первичный осмотр оборудования клуба на предмет неисправностей и обеспечение ремонта;
1.7 составление документации и ведение отчетности по всем статьям доходов и расходов клуба;
1.8 ассистирование в продвижении клуба;
1.9 ассистирование в презентациях и проектах клуба.
Права
Администратор фитнес-клуба имеет право:
2.1 принимать самостоятельные решения по вопросам, находящимся в его компетенции;
2.2 представлять интересы клуба в установленном законом порядке;
2.3 не выполнять свои должностные обязанности при возникновении угрозы жизни или здоровью;
2.4 сообщать руководству о недостатках в работе клуба и выдвигать предложения по их устранению;
2.5 подписывать необходимые документы и договоры клуба;
2.6 требовать от руководства клуба нормальных условий для ведения деятельности;
2.7 вступать в коммуникацию с персоналом клуба по рабочим вопросам;
2.8 получать от персонала необходимые сведения для выполнения своих обязанностей;
2.9 выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению работы клуба и своей деятельности.
Ответственность
Администратор фитнес-клуба несет ответственность за:
1.1 ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
1.2 предоставление руководству или клиентам недостоверной информации;
1.3 качество ведения отчетной документации;
1.4 разглашение конфиденциальных сведений или коммерческой тайны;
1.5 нарушение норм этикета или делового общения;
1.6 нарушение положений руководящих документов клуба;
1.7 последствия самостоятельных решений и действий;
1.8 нанесения ущерба имуществу, сотрудникам или руководству клуба;
1.9 несанкционированное представление интересов клуба;
1.10 нарушение требований трудовой дисциплины, норм противопожарной безопасности и техники безопасности.
Кроме этого администратор фитнес-клуба должен быть осведомленным относительно:
- нормативно-правовой документации по обслуживанию и эксплуатированию спортивного сооружения;
- профиля, специализации и специфики структуры спортивного сооружения;
- санитарных правил устройства и содержания спортсооружений;
- стандартов оказания физкультурно-оздоровительных услуг;
- нормативов услуг по эксплуатированию и ремонтным работам спортсооружений;
- основ трудовой законодательной базы.
Может ли фитнес-клуб обойтись без администратора
Как мы с вами убедились, администратор играет важную роль в организации работы клуба. В его список задач входит не только встреча клиентов на ресепшене и прием звонков. Хороший администратор фактически заменяет клубу управляющего, контролируя взаимодействие с клиентами и работу персонала.
Однако клуб эконом-сегмента вполне может обойтись без администратора. Для этого необходимо внедрить систему автоматизации, которая поможет оптимизировать рабочие процессы. Например, с помощью 1С:Фитнес клуб можно настроить автоматическую воронку продаж и создать в базе данных персональные карточки для каждого клиента.
От администратора зачастую, помимо опыта работы в аналогичной должности, знания деловой этики и опыта в продажах, также требуется знание CRM-систем. Умение пользоваться программой 1С:Фитнес клуб поможет администратору выполнять свои обязанности в несколько раз быстрее, сократив время на обслуживание клиентов. Оставьте заявку, и наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!
Основные обязанности администратора фитнес клуба.
Детально рассмотрим должностную инструкцию одного из наших клиентов.
Цели
Администратор фитнес-клуба обеспечивает качественную работу клуба путем выполнения общеадминистративных задач, таких как:
- обеспечение клиентской поддержки в фитнес-клубе, по телефону и e-mail;
- составление сопутствующей документации;
- ведение отчетности;
- координация работы персонала Клуба;
- наблюдение за порядком и чистотой в Клубе.
Эта должность требует самостоятельный и эффективный подход в работе с клиентами и персоналом с целью достичь и удерживать на максимально высоком уровне качество обслуживания в фитнес-клубе.
Задачи
- Администрирование работы фитнес-клуба и взаимодействие с персоналом.
- Самостоятельное решение всех вопросов,возникающих на рабочем месте. В случае если вопрос выходит за рамки компетенции, администратор консультируется с Управляющим фитнес-клуба.
- Контроль процессов планирования графика работы сотрудников.
- Обслуживание клиентов, презентация фитнес-клуба потенциальным и новым клиентам на максимально высоком уровне.
- Продажа фитнес услуг Клуба.
- Приемвходящихзвонковиосуществлениеисходящихзвонковдействующим и потенциальным клиентам Клуба.
- Регулярная ревизия ассортимента сопутствующих товаров Клуба и составление заказов. Контроль уровня запаса продукции в баре.
- Ведение отчетности в утвержденной форме.
- Ассистирование в продвижении фитнес-клуба и e-mail рассылках.
- Ассистирование в презентациях и проектах фитнес-клуба по запросу Управляющего.
- Ответственность за качество консультирования, и обслуживания клиентов фитнес-клуба.
Рекомендует
- Управляющему фитнес клуба изменение часов работы фитнес-клуба в праздничные дни для максимизации показателя продуктивности и эффективности.
- Подает запросы Управляющему фитнес-клуба на утверждение расходов, превышающих сумму ____ рублей.
- Подает Управляющему фитнес-клуба плановые отчеты, необходимые для обеспечения эффективной административной работы.
Скачайте дополнительные материалы
по развитию фитнес бизнеса
Общие правила
- Взаимодействует с Управляющим фитнес-клуба,персоналом и клиентами клуба.
- Имеетправонавозмещениерасходовфитнес-клуба. Утверждает перечень возмещаемых расходов с
- Управляющим фитнес клуба.
- Должен знать распорядок работы фитнес-клуба,а также понимать все бизнес-процессы внутри клуба
- Должен действовать в соответствии с занимаемой должностью.
- Должен действовать в соответствии с общим курсом развития фитнес бизнеса и правилами, определенными в фитнес-клубе.
Профиль
Профессиональные качества:
- Среднее или Высшее образование
- Несколько лет опыта работы в качестве администратора фитнес клуба или же наличие подобного опыта в сфере услуг в другой организации
- Хорошие организаторские навыки
- Навыки работы на компьютере (Word, Excel, 1С)
- Навыки тайм менеджмента
Личные качества:
- Высокая ответственность
- Высокие коммуникационные навыки
- Способность разрешать конфликты
- Хорошие организаторские навыки
- Стрессоустойчивость
- Уверенность
- Возраст – не младше 20 лет
Ключевые показатели эффективности:
- Выполнение плана продаж
- Качество обслуживания клиентов
- Продуктивность
Это реальный пример должностной инструкции, вы можете адаптировать ее под себя.
Для тех, кто хочет знать больше:
Фитнес Аналитика Для Вашего Клуба – Простой Способ Узнать О Ваших Конкурентах Все
Фитнес Тренды 2016 Года, Которые Меняют Индустрию
Воронка Продаж Фитнес Услуг. [5 Ключевых Этапов]
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора спортивной организации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность администратора спортивной организации [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Организация).
1.2. Администратор спортивной организации назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Администратор спортивной организации относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Организации.
1.4. Администратор спортивной организации отвечает за:
- своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;
- соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины;
- соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).
1.5. На должность администратора спортивной организации назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.6. В практической деятельности администратор спортивной организации должен руководствоваться:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Администратор спортивной организации должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы спортивной организации;
- структуру управления спортивной организацией, права и обязанности работников, организацию и режим их работы;
- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг;
- основы маркетинга и организации рекламы;
- принципы планировки и оформления помещений, витрин;
- основы эстетики, этики и социальной психологии;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.8. В период временного отсутствия администратора спортивной организации (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Администратор спортивной организации выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Информирует посетителей по вопросам, касающимся услуг спортивной организации и их стоимости.
2.3. Дает устные справки о расположении различных помещений и служб спортивной организации, о времени работы.
2.4. Принимает и оформляет необходимые документы.
2.5. Ведет учет посещаемости.
2.6. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.7. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
2.8. Осуществляет контроль за сохранностью имущества и оборудования.
2.9. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.
2.10. Контролирует соблюдение работниками спортивной организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности.
2.11. Информирует руководство спортивной организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
2.12. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства спортивной организации.
2.13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
В случае служебной необходимости администратор спортивной организации может привлекаться к выполнению обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Администратор спортивной организации имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства спортивной организации, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Давать указания, обязательные для исполнения работниками.
3.7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений спортивной организации к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения директора спортивной организации).
3.8. Требовать от руководства спортивной организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Администратор спортивной организации несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы администратора спортивной организации осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы администратора спортивной организации является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы администратора спортивной организации определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью администратор спортивной организации обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Порядок пересмотра должностной инструкции
6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)
Многие люди мечтают открыть свой фитнес-клуб, но для этого нужно собрать персонал. Идеального работника найти практически невозможно, у каждого есть свои недостатки и плюсы. Для администратора фитнес-клуба резюме и опыт исполнения обязанностей являются важными условиями трудоустройства.
Какие же должностные обязанности администратора рецепции фитнес-клуба ждут соискателя?
- обеспечивать работу по эффективному обслуживанию клиентов
- консультировать посетителей по их вопросам
- водить клиентскую базу, записывать на прием
- устранять конфликтные ситуации между посетителями
- контролировать дисциплину между сотрудниками
- выполнять служебные поручения от начальства
Помимо этого администратор должен создать такую среду, в которой у нового работника не возникали вопросы. Также он должен вести настольную книгу администратора, в которой записываются все проблемные вопросы с новыми сотрудниками клуба. На рабочее место администратору нужно приходить вовремя, совершать обход и проверять оборудования. Он обязан быть душой своей команды и создавать благоприятную обстановку в коллективе.
На что администратор имеет право?
- знакомиться с решениями начальства, касающихся его
- вводить в известность руководство по вопросу улучшения работы компании
- требовать от начальства улучшения условий для работы
- сообщать руководству о выявленных проблемах
Он несет ответственность за:
- халатное выполнение своей работы
- за несоблюдение правил сохранения коммерческой тайны
- за нарушения дисциплины и устава в клубе
- за нанесение ущерба клубу
Ему следует быть улыбчивым, общительным, жизнерадостным и трудолюбивым. И всегда находить общий язык с клиентом. Соблюдать за чистотой и порядком в клубе. Если возникла такая необходимость, то даже отпугиватель кротов купить и применить по назначение должен администратор. Да, чистота и отсутствие всяких животных-насекомых в клубе — это обязанность администратора.
В обязанности старшего администратора фитнес-клуба входит составление планов улучшения работы клуба, продумывание акций, которые помогут улучшить клуб. Он должен обладать ораторскими способностями, терпимостью и уважением к людям. Администратор обязан быть образцом для других членов коллектива.
Ему необходимо уметь работать с компьютерной базой данных и иметь опрятный внешний вид.
Вот что входит в обязанности администратора фитнес-клуба.
Резюме вышесказанному
Многие становятся администраторами, но быстро уходят или их увольняют за неправильное выполнение своих должностных обязанностей и несоблюдение дисциплины в коллективе.
Если вы все же хотите работать на должности администратора, то вы обязательно должны выполнять все обязанности и соблюдать правила за которые вы несете ответственность.
Кто такой администратор фитнес-клуба? Это просто сотрудник, который сидит на рецепции и продает абонементы или это человек, от профессиональных навыков которого зависит работа всего заведения в целом? Какими профессиональными и персональными качествами он должен обладать, что должен знать и уметь, в конце концов кто он такой, тот человек, с подачи которого вы либо становитесь членом клуба, либо нет. На все эти вопросы мы постараемся ответить в нашем цикле статей о профессии администратора фитнес-клуба.
Сегодня фитнес-индустрия находится на подъеме. Не нужно быть ясновидящим, чтобы наблюдать устойчивую тенденцию к росту количества фитнес-клубов как по стране в целом, так и в каждом отдельно взятом городе в частности. С увеличением количества клубов соответственно растет и спрос на квалифицированных кадров: тренеров, администраторов, управляющих и не только. Впрочем, в рамках данной статьи нас будет интересовать конкретно должность администратора.
Кто такой администратор фитнес-клуба
Администратор фитнес-клуба – это по большому счету лицо всего заведения. Это человек, с которого начинается посещение клуба, и которым оно заканчивается. Администратор – это страж, который стоит на входе в клуб за стойкой рецепции и приветствует, встречает, рассказывает, показывает, водит за руку клиентов и отвечает на любые вопросы, какие только могут у них возникнуть. Администратор – это человек, который в рамках клуба знает все и обо всем.
Какие бы вопросы у вас ни возникли, вы всегда идете к администратору рецепции. Какие услуги предоставляет клуб, какие тренажеры в нем есть, сколько тренеров работает в зале, есть ли в наличии петли-TRX, сколько в клубе кардиотренажеров, что такое зумба, чем отличается пилатес от каланетики, сколько стоит вечерний абонемент и можно ли его заморозить на время отпуска. Администратор владеет буквально любой информацией, какая только может вас интересовать.
Одновременно с тем, администратор клуба решает или как минимум участвует в разрешении конфликтных ситуаций. Почему опаздывает тренер, почему в душевой кабине не работает водосток, почему в зале для аэробики не работает кондиционер и так далее. При возникновении любых вопросов, спорных или конфликтных ситуаций клиент всегда обращается именно к администратору рецепции. А уже администратор разруливает ситуацию – звонит опаздывающему тренеру, ставит в известность сантехника о неработающем стоке, вызывает мастера по ремонту кондиционеров.
Поскольку управляющий клуба, как и менеджер зачастую не привязаны к месту работы и часто отсутствуют, вся материальная ответственность ложится на плечи именно администратора. Не тренеров, не уборщиц, не сантехников или массажистов с косметологами, а именно администраторов, в случае, если их несколько. Стоит ли говорить, что уровень ответственности человека на данной должности очень велик? Думаю это вполне очевидно.
Далее мы с вами уже более конкретно рассмотрим требования, которые предъявляет индустрия администратору фитнес-клуба. Что он должен делать, чего не должен, какие имеет права и обязанности, а также за что он несет ответственность в случае невыполнения поставленных перед ним задач.
Должностная инструкция администратора фитнес-клуба
Теперь, когда мы в общих чертах знаем кто такой администратор фитнес-клуба, нам предстоит ознакомиться непосредственно с его должностной инструкцией, то есть с теми обязанностями, которые возлагаются на него при поступлении на работу. Данный документ регламентирует трудовые взаимоотношения. Он включает функциональные обязанности, права, виды ответственности работника, порядок подчинения, занятия, освобождения его от должности, а также требования к опыту и образованию. Документ является типовым, это означает, что ряд положений инструкции может отличаться в зависимости от специфики работы как персонала, так и самого учреждения.
Общие положения должностной инструкции
Должностной инструкцией фитнес-клуба предполагается трудоустройство на должность администратора лиц с высшим или средним специальным образованием, а также выпускников курсов подготовки администраторов центральной рецепции с опытом работы на аналогичной должности не менее 1 года. Такое лицо может быть принято на работу или уволено с нее только управляющим клуба, либо по его приказу. Подчиняется он менеджеру клуба, если таковой имеется, если нет – то непосредственно самому управляющему. В период отсутствия администратора, его права, функциональные обязанности и ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается заблаговременно в приказе по учреждению.
Фактически, базовые обязанности администратора рецепции фитнес-клуба сводятся к продаже абонементов и дополнительных услуг клуба (как вживую, так и по телефону или через интернет), а также к проведению презентаций для новых и потенциальных клиентов. Администратор должен хотя бы в общих чертах владеть навыками коммуникации, делового общения, этикета, убеждения и работы с возражениями. Также, преимуществом считаются знания в области психологии, навыки в области продаж, а также понимание того, что такое фитнес индустрия в самом широком смысле этого слова. Обязательными являются знания административных правил и нормативных документов, регулирующих работу фитнес-клуба, впрочем, этим знаниям человек обучается уже не посредственно при поступлении на работу в конкретное заведение.
Администратор фитнес-клуба в своей деятельности руководствуется нормативными актами охраны труда, техники безопасности и санитарии, учебными разработками и скриптами, необходимыми для выполнения своих должностных обязанностей, уставом учреждения, указами и распоряжениями управляющего, а также данной должностной инструкцией.
Администратор должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам деятельности учреждения, правила и способы организации обслуживания посетителей клуба, организационно – штатную структуру, полномочия персонала учреждения, их должностные обязанности, условия работы и виды оказываемых услуг.
Обязанности администратора фитнес-клуба
Администратор выполняет следующие должностные обязанности: 1.1) Предотвращает и ликвидирует конфликтные ситуации, а также принимает претензии и замечания о некачественном обслуживании клиентов; 1.2) Консультирует посетителей по вопросам предоставления услуг / продажи товаров, специальных акций и условий бонусных программ; 1.3) Налаживает работу по эффективному обслуживанию клиентов и созданию для них комфортных условий; 1.4) Поддерживает порядок и чистоту в помещениях, через контроль за работой уборщиц; 1.5) Информирует сотрудников о прибытии посетителей, вносит информацию в базу клиентов; 1.6) Сообщает руководителю учреждения о выявленных недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры по их устранению; 1.7) Контролирует работников учреждения по части трудовой дисциплины, норм охраны труда, правил техники безопасности, требований санитарии, гигиены; 1.8) Выполняет служебные поручения непосредственного начальника; 1.9) Контролирует сохранность товарно-материальных ценностей; 1.10) Контролирует соблюдение норм оформления помещений учреждения; 1.11) Следит за размещением, состоянием, заменой рекламных материалов организации; 1.12) Контролирует исполнение персоналом распоряжений руководства учреждения; 1.13) Подготавливает материально-техническое обеспечение для проведения переговоров с партнерами, ключевыми клиентами; 1.14) Подготавливает отчетные документы в установленном порядке; 1.15) Принимает телефонные звонки, обрабатывает обращения клиентов, контрагентов, государственных органов.
Права администратора фитнес-клуба
Администратор имеет право: 2.1) Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции; 2.2) Представлять интересы учреждения в установленном порядке; 2.3) Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья; 2.4) Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в работе учреждения. Выдвигать предложения по их устранению; 2.5) Подписывать документы в рамках своей компетенции; 2.6) Направлять в адрес руководства предложения по улучшению своей работы и деятельности учреждения; 2.7) Вступать в коммуникацию с персоналом структурных подразделений организации по рабочим вопросам; 2.8) Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей; 2.9) Выдвигать в адрес руководства предложения, которые относятся к деятельности учреждения; 2.10) Требовать от руководства формирования нормальных условий для исполнения своих служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.
Ответственность администратора фитнес-клуба
Администратор несет ответственность за: 3.1) Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей; 2.2) Направление руководству, клиентам заведомо недостоверной информации; 2.3) Качество ведения отчетной документации; 2.4) Неправомерное обращение с личными данными, разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой тайны; 2.5) Нарушение норм этикета, делового общения; 2.6) Нарушение положений руководящих документов учреждения; 2.7) Последствия самостоятельных действий, своих решений; 2.8) Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам; 2.9) Несанкционированное представление интересов учреждения; 2.10) Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, техники безопасности.
Заключение
Как мы уже поняли, фактически, администратор фитнес-клуба – это второе лицо после управляющего, которое несет практически аналогичную материальную ответственность. На первый взгляд может показаться, что работа на этой должности сводится только к приему звонков и выдаче ключей на рецепции, но на самом деле спектр обязанностей администратора фитнес-клуба, как вы уже поняли значительно шире. Он должен уметь ответить буквально на любой вопрос касательно услуг, предоставляемых клубом, должен уметь грамотно общаться и должен уметь продавать. Нужно понимать также, что это довольно стрессовая работа, в которой нужно уметь быстро переключаться между задачами и между клиентами, когда их много.
Как бы там ни было, в первую очередь, работа администратора фитнес-клуба – это именно общение с людьми. Чем лучше вы умеете находить к ним подход, тем приятней вам работать и тем легче вам закрывать сделки. Администратор, как человек постоянно работающий с людьми должен быть в определенной степени психологом, чтобы уметь выслушать человека, понять, «что у него болит» и решить эту проблему максимально комфортным для него образом.
АДМИНИСТРАТОР СПОРТИВНОГО СООРУЖЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Администратор спортивного сооружения относится к категории специалистов.
1.2. Назначение на должность администратора спортивного сооружения и освобождение от должности осуществляется приказом (распоряжением) руководителя организации.
1.3. На должность администратора спортивного сооружения назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе.
1.4. Администратор спортивного сооружения должен знать:
Нормативно-правовые документы по обслуживанию и эксплуатации спортивного сооружения;
Профиль, специализацию и особенности структуры спортсооружения;
Режим работы спортивного сооружения;
Санитарные правила устройства и содержания спортивных сооружений;
Стандарты, обязательным требованиям которых должны соответствовать физкультурно-оздоровительные и спортивные услуги;
Нормативы услуг по эксплуатации и ремонту спортивных сооружений;
Основы трудового законодательства;
За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана во исполнение приказа № ___ на основании ________________________.
С должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
Многие из моих читателей не так давно решили открыть свой фитнес-клуб. И сразу же столкнулись с проблемой поиска персонала. На вакансию «администратор» приходит, по опыту, больше всего резюме, вот только их качество оставляет желать лучшего.
Нет опыта работы. Есть опыт, но не в продажах, а в геологии. Дама живет в трех часах езды на автобусе от клуба. Зато претендентка на вакансию в ста процентах случаев «коммуникабельна, ответственна, обучаема». Достаточно ли этого для работы администратором фитнес-клуба?
Слишком хорошо — тоже плохо!
Примите как факт, что найти идеального сотрудника практически невозможно. Да и не нужно. Во-первых, такие «бриллианты» всегда нарасхват и, значит, в 99% случаев уже где-то работают. Во-вторых, когда у вас в команде появляется человек, на личном обаянии которого всё держится — это плохо. Представьте, что будет если он уйдет? Правильно, всё рухнет.
Я не призываю вас брать на работу мегер или девушек с потухшим взором. Я сейчас веду к тому, что большая часть работы администратора должна быть автоматизирована. В этом случае практически любой человек сможет стать идеальным лицом вашего фитнес-клуба.
Включите в обязанности администратора фитнес клуба эти пункты.
Ваша задача — создать такую среду, в которой у нового сотрудника просто не будет возникать вопросов. Инструкции, скрипты, рабочие процессы, планы — вот ваши верные помощники.
1. Настольная книга администратора.
Не поленитесь и потратьте один свой день на то, чтобы прописать все обязанности администратора фитнес клуба, все тонкости его работы в одном документе.
Книга должна содержать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть у новичка: как сделать возврат по платежному терминалу, куда звонить, если закончится вода, как оформлять бланк строгой отчетности, как реагировать на возражения клиентов и т.д.
Эта книга — живой документ. Он может и должен дополняться, изменяться, вбирая в себя весь ваш опыт. Обязательно привлеките к его созданию своих администраторов.
2. Скрипты.
Радушная улыбка и опрятный внешний вид ничего не стоят, если их обладательница панически боится продавать. Вы можете побороть её страх разными способами, самый простой — создавать скрипты на все случаи жизни.
Пропишите примерный диалог с потенциальным покупателем, который первый раз пришел в клуб. Простройте список обязательных вопросов и ответов на предполагаемые возражения. Планируете мероприятие? Дайте администратору скрипт обзвона клиентов.
Если вы боитесь, что при таком подходе «теряется душевность» — не бойтесь. Очень часто сотрудники боятся звонить клиентам, они теряются и не знают что говорить. Ваш четкий текст придаст им уверенности. А душевности добавит широкая улыбка во время телефонного разговора. Вы же на забыли прописать в настольной книге, что разговаривая по телефону администратор обязан улыбаться?
3. Рабочие процессы.
Рабочие процессы — это поминутно расписанные действия администратора. Например: На работу администратор приходит в 9:30 и включает свет в раздевалках, холле. С 9:30 до 9:45 совершает обход залов, включает свет, проверяет оборудование. В 9:45 включает компьютер. С 9:50 до 10:00 выкладывает пост в группу в контакте.
Все эти действия должны быть доведены до автоматизма. Наличие документа, а не устных инструкций позволит вам контролировать процесс и в случае нарушения трудовой дисциплины призывать сотрудника к ответственности. Рабочие процессы могут быть прописаны в отдельном документе, а могут быть включены в настольную книгу администратора.
4. Планы.
Я и сам себе ставлю планы. Лист бумаги с желаемой цифрой всегда на стене, перед глазами. Не поверите, это действительно мотивирует. Так же и с администраторами — как только вы озвучиваете цифру, и, главное, процент с этой цифры, который сотрудник получит в виде премии, так сразу начинается рост продаж.
Важно не оставлять людей наедине с планом. Ваша задача, как руководителя, не только поставить цель, но и объяснить механизмы её достижения. Как это сделать? Пропишите скрипты, продумайте акции на месяц, проведите очередное обучение.
Попробуйте во время очередного собрания провести ролевые игры «администратор — новый клиент» или «администратор — недовольный клиент». Проигрывание реальных ситуаций и дальнейший разбор ошибок помогает довести до автоматизма навыки продаж. Сотрудники уже не боятся продавать, знают, что ответить клиентам на их возражения, их уверенность в себе растет.
В фитнес-клуба входит достаточно пунктов. Каждый из них заслуживает отдельного внимания и рассмотрения.
Основные пункты для резюме
В фитнес-клуба входит несколько основных разделов. В каждом важно отметить определенные моменты, чтобы при приеме на работу не получить отказ. От полноты информации, указанной в резюме, зависит конченый результат. Поэтому к составлению его важно подойти серьезно и ответственно. Проанализируем самые важные моменты, без которых резюме не будет полным, а потому вы получите отказ в трудоустройстве.
Личная информация
Данный блок предполагает указание фамилии, имени, отчества, города проживания, даты рождения. Далее нужно указывать в данном разделе опыт подобной деятельности. Желательно, чтобы у соискателя уже был опыт администратора фитнес-клуба. Обязательно указывается дата приема на работу и увольнения.
Желательно сделать небольшую справку о том, какова специфика деятельности компании-работодателя. Не лишним будет перечислить все выполняемые обязанности, а также указать основные достижения. Для резюме администратора фитнес-клуба не желательна перегрузка избыточными сведениями. Вполне можно ограничиться указанием 3-4 мест работы, для каждой организации желательно выделять отдельный блок. Также можно привести информацию за последние 10 лет работы.
Как описать требования к должности
Как описать основные обязанности администратора фитнес-клуба в резюме? Следует отметить следующие параметры:
- контроль выполнения сотрудниками компании корпоративных нормативов;
- запись клиентов, прием звонков от посетителей;
- создание условий для функционирования офиса.
Характеристика образования
В данном блоке необходимо указать уровень полученного образования, подтвердить информацию наименованием учебного заведения, названием факультета, указанием специальности, годом окончания учебы. Далее нужно указать свои умения.
Ключевые навыки
В данном блоке должна содержаться информация об основных компетенциях, которые суммируются в профессионализм. Каковы обязанности администратора фитнес-клуба? Перечень может содержать следующие умения:
- наличие опыта разрешения проблемных ситуаций;
- владение документооборотом;
- наличие опыта расчетно-кассовых операций;
- навыки одновременного выполнения нескольких задач;
- владение деловым этикетом;
- знание основ безопасности жизнедеятельности в офисе;
- владение иностранным языком.
Раздел «Достижения»
Описывают не толькообязанности администратора фитнес-клуба для резюме, но и важнейшие достижения соискателя. Для того чтобы они имели наглядный вид, указывают отсутствие негативных отзывов за определенный период.
В пункте «Дополнительные сведения» прописываются факты, которые не были указаны в резюме, но важны для того, чтобы получить желаемую должность администратора. Можно отметить вежливость, устойчивость к стрессам, желание поддерживать имидж компании.
Администратор должен быть аккуратным, внимательным, ответственным, коммуникабельным. Он должен иметь организаторские способности, быть энергичным, пунктуальным, порядочным человеком. Если перечислить все обязанности администратора фитнес-клуба по пунктам, можно рассчитывать на трудоустройство.
Образец
Какие указать обязанности предлагаем ниже.
На должность: администратора фитнес-центра.
Регион: Москва.
Возраста: 26 лет.
Образование: среднее специальное.
Зарплата: от 500 евро.
Пол: мужчина.
График работы: полный день.
Дополнительная информация о соискателе:
ФИО: Петров Иван Федорович.
Дата рождения: 14.09.1990 г.
Домашний адрес: г. Москва, ул. Первомайская, д. 14.
Семейное положение: холост.
Цель: соискание должности администратора в фитнес-центре
Образование:
1999-2003 г.г. — Московский педагогический колледж, педагогический факультет. Получен диплом о базовом среднем образовании.
С 2008г. и в настоящее время — Курсы английского языка.
Опыт деятельности:
01.06.2008 г. — 01.12.2008 г. Рекламно-производственная компания «Новый свет». Должность — Секретарь.
Функциональные обязанности:
- прием входящих телефонных звонков;
- создание приказов;
- составление графика встреч с клиентами;
- прием и отправление почтовых сообщений;
- общение с персоналом;
- приобретение бланков, канцелярских товаров, питьевой воды.
01.12.2003 — 31.07.2008 г.г. Сеть фитнес-центров «Здоровье». Должность — Консультант-администратор.
Выполняемые обязанности:
- ответы на входящие телефонные звонки, запись по телефону клиентов;
- оформление журнала с записью клиентов;
- регистрация, встреча, расчет клиентов;
- работа с различными поставщиками;
- контроль работы центра, заказ необходимых технических средств;
- проведение консультаций с клиентами;
- создание и сдача ежемесячных и ежедневных отчетных документов;
- исполнение задач директора.
01.03.2003 — 1.10.2003 г.г. Работа музыкальным сотрудником в дошкольном учреждении.
Выполняемые обязанности:
- обучение дошкольников основам музыки;
- разучивание игр, песен;
- создание и проведение утренников и праздников.
Дополнительные сведения:
Навыки работы с оргтехникой: ксероксом, принтером, факсом, уверенный пользователь всемирной паутины.
Личные качества:
- исполнительность;
- пунктуальность;
- организаторские способности;
- оптимизм;
- дружелюбие;
- искренность.
Телефон: 8-007-777-77-77
Заключение
Полный список всех обязанностей, которые должен выполнять администратор фитнес-центра, достаточно разнообразный и длинный. Зависит этот перечень от специализации клуба, а также от квалификации соискателя на вакантную должность. Несмотря на специализацию, существуют и те обязанности, которые должны выполнять любые администраторы.
Администратор тренировочного процесса
Должностные обязанности. Осуществляет организацию материально-технического обеспечения тренировочного процесса и мероприятий по подготовке, проведению тренировочных сборов, по участию спортсменов в спортивных мероприятиях. Ведет учет расходования средств на проведение спортивных мероприятий, заполняет отчетную документацию и несет ответственность за правильность расходования средств. Организует обеспечение, обеспечивает в установленном порядке спортсменов и тренеров спортивной одеждой, обувью, инвентарем и оборудованием. Обеспечивает соблюдение правил по охране труда и пожарной безопасности.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность в области физической культуры и спорта; организацию материально-технического обеспечения физкультурно-спортивных организаций; правила эксплуатации спортивных технических средств и сооружений; перспективы технического, экономического и социального развития физической культуры и спорта; основы педагогики и психологии; основы бухгалтерского учета; порядок ведения и оформления документов, составления установленной отчетности; нормативные документы, регламентирующие работу со служебной документацией; основы трудового законодательства; основы работы на персональном компьютере; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование в области физической культуры и спорта без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование в области физической культуры и спорта, стаж работы в физкультурно-спортивных организациях не менее 3 лет.