Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
1. Общие положения
- Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
- На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
- Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
- Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
- Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
- В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.
2. Обязанности
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
- Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
- Ведение электронной базы документов.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
- Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
- Участие в описи документов.
- Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
- Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
- Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
- Помощь руководителю в организации приема посетителей.
- Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
- Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
- Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
- Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.
3. Права
Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
4. Ответственность
Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
- За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
- За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
- За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.
Нормы составления должностной инструкции
В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:
- Общие положения.
- Должностные обязанности специалиста.
- Его права.
- Возможная ответственность за нарушения.
К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.
Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».
Общие положения
В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:
- порядок его подчинения, найма и увольнения;
- кто временно заменяет сотрудника;
- требуемые от него навыки;
- требования к его образованию и опыту.
Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.
Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.
Обязанности
У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.
Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.
Права
Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.
Ответственность
В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.
Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.
Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.
Совсем неважно, в какой сфере вы работаете, и какова специфика деятельности предприятия: от грамотно построенного документооборота в организации зависит ее деятельность.
На помощь руководителям организаций приходят секретари-делопроизводители.
Такое совмещение двух профессий вызвано желанием организации не дублировать должности в рамках одного предприятия.
Эта работа является кропотливой и требующей внимания, самоконтроля, собранности, толерантности, самообладания.
А поскольку секретарь–делопроизводитель является сотрудником, то необходимо определить и зафиксировать круг ее обязанностей.
Таким документом может выступать непосредственно как сам трудовой контракт, так и должностная инструкция секретаря–делопроизводителя.
Последней признается кадровый документ второй по значимости после трудового соглашения, где подробно описываются обязанности сотрудника, система подчинения в рамках организации, и прочие условия.
Данный документ позволяет строго разграничить обязанности между сотрудниками компании, обеспечив эффективные условия для всего трудового процесса.
Общие требования к должностной инструкции
Письменное оформление документа;
- Согласование между отделами предприятия и утверждение руководителем предприятия (обязательно должна подпись руководителя, печать организации);
- Содержание обязанностей сотрудника (чем детальнее будут прописаны должностные обязанности сотрудника, тем проще осуществлять контроль за его деятельностью, привлекать к ответственности, проверить соответствие занимаемой должности);
- Требования к должности;
- Ознакомление сотрудника с документом под роспись (документ изготавливается в двух экземплярах, один передается работнику, другой – хранится в его личном деле).
Обязательные положения инструкции секретаря-делопроизводителя
Общие положения:
- должность, подразделение, где сотрудник осуществляет свою трудовую деятельность;
- описание тех задач, для решения которых образована данная должность;
- организация системы подчинения (какому руководителю подчиняется);
- условия назначения, освобождения от должности;
- перечень внутренних документов предприятия, которым сотрудник подчиняется при выполнении своей трудовой функции;
- требования к должности (образование, дополнительные знания, стаж, навыки).
Обязанности
В данном разделе необходимо описать перечень работ, которые сотрудник должен выполнять.
Вне зависимости от вида деятельности самого предприятия рекомендуется трудовые обязанности сотрудника разбить на несколько блоков.
Обязанности секретаря-делопроизводителя:
- правила оформления документов;
- организация работы с документами;
- ведение документооборота (входящая и исходящая корреспонденция);
- работа с телефонными звонками;
- ведение архива документов в компании.
В инструкции могут быть предусмотрены и иные функциональные обязанности.
Права сотрудника
При разработке данного пункта инструкции необходимо тщательно проработать действующее законодательство и прописать круг полномочий сотрудника для эффективного выполнения трудовой функции.
Ответственность сотрудника:
- Данный пункт может найти свое отражение в трудовом соглашении. Однако персональную ответственность рекомендуется оформлять именно в должностной инструкции.
- От того, насколько полно и грамотно будет разработана должностная инструкция, зависит не только работа самой организации, но сотрудничество работника и руководителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции секретаря–делопроизводителя вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Главное меню
Дополнительное меню
Должностная
инструкция секретаря-делопроизводителя
Утверждаю
Генеральный
директор
Л.В.
Сандый-оол
«____»
______________г
1.Общие
положения
1.1.
Секретарь-делопроизводитель назначается
и освобождается от должности генеральным
директором организации. На период
отпуска и временного нетрудоспособности
секретаря-делопроизводителя его
обязанности могут быть возложены на
бухгалтера, владеющего компьютером.
Временное исполнение обязанностей в
этих случаях осуществляется на основании
приказа генерального директора, изданного
с соблюдением требований законодательства
о труде.
1.2.
Секретарь-делопроизводитель должен
иметь специальную подготовку и (или)
опыт соответствующей работы.
1.3.
Секретарь-делопроизводитель подчиняется
непосредственно генеральному директору.
1.4.
В своей деятельности секретарь-делопроизводитель
руководствуется Конституцией Российской
Федерации, Законом Российской Федерации
«Об образовании», Типовым положением
«Об общеобразовательном учреждении»,
нормативными документами по вопросам
выполняемой работы методическими
материалами, касающимися соответствующих
вопросов, указами Президента Российской
Федерации, решениями Правительства
Российской Федерации и органов управления
образованием всех уровней по вопросам
образования и воспитания обучающихся;
трудовым законодательством; правилами
и нормами охраны труда, техники
безопасности и противопожарной защиты,
положениями и инструкциями по ведению
делопроизводства, а также Уставом и
локальными правовыми актами организации
(в том числе Правилами внутреннего
правового распорядка, приказами и
распоряжениями директора, настоящей
должностной инструкцией), трудовым
договором (контрактом).
Секретарь-делопроизводитель соблюдает
Конвенцию о правах ребенка.
2.
Должностные обязанности
Секретарь-делопроизводитель
должен знать:
2.1.
Постановления, распоряжения, приказы
и другие руководящие материалы и
нормативные документы, касающиеся
деятельности организации и ведения
делопроизводства;
2.2.
Структуру и руководящий состав организации
и его подразделений;
2.3.
Организацию делопроизводства;
2.4.
Методы оформлении обработки документов;
2.5.
Архивное дело;
2.6.
Машинопись;
2.7.
Правила пользование приемно-переговорными
устройствами;
2.8.
Стандарты УСОРД;
2.9.
Правила печатания деловых писем с
использованием типовых форм;
2.10.
Основы этики и эстетики;
2.11.
Правила делового общения;
2.12.
Основы организации труда и управления;
2.13.
Правила эксплуатации вычислительной
техники;
2.14.
Основы административного права и
законодательства о труде;
2.15.
Правила внутреннего трудового распорядка;
2.16.
Правила и нормы охраны труда.
Во
время отсутствия секретаря его обязанности
выполняет в установленном порядке
назначаемой менеджер по продаже несущий
полную ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него
обязанностей.
3.
Функции
На
секретаря возлагаются следующие функции:
3.1.
Организация делопроизводства.
3.2.
Обеспечение ведения документации в
соответствии с положениями и инструкциями.
3.3.
Осуществляет работу по
организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной
деятельности директора.
3.4.
Принимает поступающую на рассмотрение
корреспонденцию передает ее в
соответствующие подразделение или
конкретным исполнителем для использования
в процессе работы или по подготовки
ответов.
3.5.
Принимает документы и личные заявления
на подпись директора.
3.6.
Отвечает на телефонные звонки, фиксирует
и передает служебную информацию
директора, организует проведение
телефонных переговоров директора.
3.7.
Осуществляет контроль за исполнением
работниками организации изданных
приказов и распоряжений, а также
соблюдением сроков выполнения указаний
поручений.
3.8.
Обеспечивает рабочее место директора
всеми необходимыми средствами
организационной техники.
3.9.
Организует прием посетителей.
3.10.
Организует командировки директора.
3.11.
Выполняет отдельные служебные поручения
своего директора.
4.
Права
Секретарь-делопроизводитель
имеет право:
4.1.
Знакомится с проектами решений директором
организаций, касающимся его деятельности.
4.2.
Вносить на рассмотрение руководства
предложения по совершенствованию
работы, связанной с обязанностями,
предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3.
Получать от руководителей структурных
подразделений, специалистов информацию
и документы, необходимые для выполнения
своих должностных обязанностей.
4.4.
Требовать от руководства организации
оказания содействия в исполнении своих
должностных обязанностей и прав.
4.5
. Использовать в своей работе прогрессивные
формы обработки, учета и ведение
документации.
4.4.
Требовать от руководства создания
нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности
всех документов, образующихся в результате
деятельности организации.
4.5.
Принимать решения в пределах своей
компетенции.
5.
Ответственность
5.1.
Секретарь несет ответственность за
невыполнение и несвоевременное халатное
выполнение своих должностных обязанностей.
5.2.
За не соблюдение действующих инструкций
приказов и распоряжений по сохранению
тайны и конфиденциальности информации.
5.3.
За нарушение правил внутреннего трудового
распорядка, трудовой дисциплины, правил,
техники безопасности и противопожарной
безопасности.
6.
Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь-делопроизводитель:
6.1.
Работает в режиме ненормированного
рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей
недели по графику, утвержденному
генеральным директором.
6.2.
Получает от директора информацию
нормативно-правового и
организационно-методического характера,
знакомится под расписку с соответствующими
документами.
С
инструкцией ознакомлена:
__________________________________А.В. Сат
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #